Laporan Perencanaan · Agustus 2026

Rencana Pembangunan
Avilla AI Department

Ringkasan rencana kerja pembangunan sistem otomatisasi Avilla — apa yang dibangun, kapan bisa dipakai, berapa biayanya, dan keputusan apa yang dibutuhkan dari Ibu Jeny.

Disusun oleh Aji · Urutan mengikuti arahan Ibu Jeny: Content Head → CRM Head → System Builder

Angka Kunci

Perhitungan untuk pengerjaan satu orang, penuh waktu.

3 Minggu sampai sistem pertama dipakai sungguhan
30 Minggu sampai sistem inti selesai (± 7 bulan)
44 Minggu sampai seluruh rencana selesai termasuk HRD
15 mnt Waktu persetujuan Ibu Jeny per hari setelah sistem berjalan

Yang perlu digarisbawahi

Angka 44 minggu bukan lamanya menunggu sampai sistem bisa dipakai. Setiap bagian langsung dipakai sungguhan begitu selesai dibangun. Bagian pertama sudah membantu pekerjaan sejak minggu ke-3, bukan menunggu sampai semuanya rampung.

Peta Waktu

Enam tahap, 44 minggu. Warna menunjukkan peran penanggung jawab.

Mgg 1 8 16 24 32 40 44
PersiapanHanya yang menghambat
No. 2Content Head
6 mgg
No. 3 · bagian 1Calon pembeli, stok & email
10 mgg
No. 3 · bagian 2Tagihan & dokumen
8 mgg
No. 1System Builder
5 mgg
TambahanSistem HRD
12 mgg
Sisa pekerjaanPekerjaan Ibu Jeny & tunggu pendaftaran
No. 2 — Content Head No. 3 — CRM Head No. 1 — System Builder HRD Berjalan bersamaan

Kapan Bisa Dipakai

Daftar ini yang paling penting: setiap tanggal adalah saat sesuatu mulai benar-benar meringankan pekerjaan.

Minggu 3
Pembuat naskah konten
Tombol Generate Konten aktif — tiga pilihan naskah untuk setiap ide.
Minggu 5
Video avatar Jenny & pembuat caption
Tombol Video Clone Jenny dan Generate Caption aktif.
Minggu 7
Penayangan otomatis & pencari ide
Konten terbit sesuai jadwal tanpa ditempel manual.
Minggu 10
Data stok unit langsung
Sistem selalu tahu unit mana terjual, dipesan, dan tersedia.
Minggu 12
Penangkap calon pembeli
Setiap pesan masuk dibalas di bawah satu menit, tercatat, dan dilaporkan ke Ibu Jeny setiap pagi.
Minggu 13
Pengelolaan email keluar
Berhenti berlangganan dan email gagal terkirim ditangani otomatis — penjaga reputasi domain.
Minggu 14
Email edukasi & kiriman daftar tunggu
Calon pembeli yang belum siap tetap dirawat lewat email. Daftar tunggu bisa dipanggil bergelombang saat stok baru datang.
Minggu 17
Jenny Digital Twin
Sistem menyiapkan draft balasan bergaya Ibu Jeny. Manusia tetap yang menekan kirim.
Minggu 21
Tagihan & pembayaran otomatis
Invoice terkirim otomatis setelah deal, pembayaran tercatat sendiri.
Minggu 24
Pengingat tagihan & pencocokan kas
Pengingat DP dan cicilan berjalan sendiri. Selisih kas dilaporkan harian.
Minggu 25
Pelacak dokumen & kabar progres
Status PPJB, akad, dan berkas KPR terpantau. Pembeli dikabari otomatis.
Minggu 30
Sistem inti selesai
Seluruh pekerjaan Content Head dan CRM Head berjalan, tertata, dan terpantau. ± 7 bulan.
Minggu 42
Sistem HRD lengkap
Rekrutmen, kontrak digital, absensi, penyiapan gaji, dan penilaian kinerja.

Isi Setiap Tahap

Disusun mengikuti penomoran dan daftar tugas yang Ibu Jeny sampaikan.

No. 2

Content Head

Minggu 2–7
  • Avatar digital Jenny — wajah dan suara tiruan untuk video, dibuat dari rekaman 3 menit
  • Pencari ide konten — mengumpulkan bahan dari akun pembanding, pencarian, komunitas, dan masukan Ibu Jeny
  • Pembuat naskah — tiga pilihan naskah per ide, disesuaikan tiap platform
  • Pembuat caption — caption, tagar, dan ajakan untuk setiap platform
  • Penayang otomatis — konten terbit sesuai jadwal di Instagram
  • Kadensi terbit — 4 konten per minggu selama kalibrasi, lalu 8 per minggu. Naik hanya bila terbukti berhasil dan waktu persetujuan tetap ringan
  • Evaluasi mingguan — melihat konten mana yang menang, lalu memperbaiki cara sistem menulis
  • Uji tools baru — maksimal dua tools per bulan, dengan penilaian tertulis
  • SOP dan catatan prompt — ditulis setiap kali satu bagian selesai
No. 3

CRM Head

Minggu 8–25
  • Data stok unit — sumber kebenaran untuk semua balasan, supaya tidak ada unit ditawarkan ke dua orang
  • Penangkap calon pembeli — dari WhatsApp, formulir, dan telepon, dibalas di bawah satu menit
  • Daftar tunggu — mencatat peminat saat unit sedang habis
  • Penilai calon pembeli — menanyakan anggaran, waktu, dan tipe unit, lalu memberi skor
  • Pengelolaan email keluar — berhenti berlangganan dan email gagal terkirim, penjaga reputasi domain
  • Email edukasi calon pembeli — lima email untuk yang belum siap memutuskan
  • Kiriman ke daftar tunggu — bergelombang saat stok baru datang, mengikuti kapasitas sales
  • Jenny Digital Twin — draft balasan bergaya Ibu Jeny, dilatih dari percakapan asli
  • Follow-up otomatis — pengingat berjadwal, lengkap dengan tombol berhenti
  • Tagihan & pembayaran — invoice otomatis, pembayaran tercatat, kas dicocokkan harian
  • Pengingat DP & cicilan — lewat email sebagai catatan resmi, WhatsApp sebagai pengingat
  • Pelacak dokumen & kabar progres — PPJB, akad, KPR, dan update pembangunan ke pembeli
No. 1

System Builder / AI Lead

Minggu 26–30
  • Pemantauan sistem — peringatan otomatis kalau ada bagian yang mati
  • Pemisahan ruang uji dan ruang produksi — perubahan diuji dulu sebelum dipakai sungguhan
  • Pengendali biaya — mencatat pemakaian dan memperingatkan bila melewati anggaran
  • Kumpulan SOP — memastikan tidak ada satu pun bagian yang berjalan tanpa panduan tertulis
  • Pengujian mutu — 20 kasus uji tetap sebelum ada perubahan apa pun
  • Laporan progres — tombol Generate Progress versi lengkap untuk Ibu Jeny

Tahap ini memang tepat diletakkan terakhir: tugasnya merapikan dan membakukan, dan itu baru masuk akal setelah ada sistem yang berjalan untuk dirapikan.

Tombol Dashboard

Enam tombol yang Ibu Jeny sebutkan, seluruhnya versi penuh.

TombolFungsiMulai dipakai
Generate KontenTiga pilihan naskah untuk setiap ideMinggu 3
Video Clone JennyVideo avatar dari naskah yang disetujuiMinggu 5
Generate CaptionCaption dan tagar untuk tiap platformMinggu 5
CRMDaftar calon pembeli, status unit, dan tindakanMinggu 12
Generate ProgressRingkasan harian, lalu versi lengkapMinggu 12
Reply leadsDraft balasan gaya Ibu Jeny, tinggal disetujuiMinggu 17

Tombol tambahan yang muncul dari kebutuhan tagihan: Status Unit (minggu 10), Status Email (minggu 13), Kirim ke Daftar Tunggu (minggu 14), Buat Tagihan dan Status Bayar (minggu 21), Antrian Pengingat (minggu 24), Dokumen Pembeli (minggu 25).

Pembagian Waktu Kerja

Total 133 hari kerja membangun. Angka di bawah adalah hari kerja murni, belum termasuk pengujian dan dokumentasi.

Persiapan
3
Content Head
18,5
CRM — pembeli & email
31
CRM — tagihan
26
System Builder
16
Sistem HRD
38

Kenapa 133 hari menjadi 44 minggu

Menulis sistemnya hanya sebagian dari pekerjaan. Setiap bagian masih perlu diuji dan diperbaiki (menambah 35%), dikoordinasikan dan direvisi (10%), serta didokumentasikan dalam SOP (10%). Karena sistem ini dipakai sungguhan untuk melayani pembeli dan menerima uang, tahapan tersebut tidak bisa dilewati.

Bagian koordinasi turun dari 15% ke 10% dengan syarat seluruh jawaban Ibu Jeny masuk di minggu pertama. Jawaban yang dicicil mengembalikannya ke angka semula.

Cara mempercepat lebih jauh, bila diperlukan

Menunda sistem HRD memangkas rencana menjadi 30 minggu, karena bagian itu memakan porsi terbesar sekaligus paling tidak mendesak. Menambah satu orang lagi memangkas menjadi sekitar 26 minggu.

Yang tidak disarankan adalah memangkas tahap pengujian. Biayanya tidak hilang — hanya berpindah ke saat sistem sudah memegang uang pembeli.

Yang Dibutuhkan dari Ibu Jeny

Seluruhnya di minggu pertama. Inilah yang memangkas jadwal satu minggu dan membuat tidak ada tahap yang menunggu.

Bahan — dikumpulkan minggu 1
  1. Rekaman video 2–3 menit dan suara 3 menit untuk pembuatan avatar
  2. Sepuluh nama akun pembanding sebagai bahan riset ide
  3. Pesan suara berisi 20 keberatan yang paling sering disampaikan calon pembeli, beserta cara Ibu menjawabnya
  4. 20–30 tangkapan layar percakapan dengan calon pembeli, untuk melatih Jenny Digital Twin
  5. Sumber data unit — dari mana status terjual dan tersedia diambil, serta siapa yang memperbaruinya
Keputusan — diputuskan minggu 1
  1. Konfirmasi Instagram sebagai platform pertama. Platform lain menyusul setelah terlihat jenis konten mana yang berhasil
  2. Daftar kata dan janji yang tidak boleh diucapkan atas nama Avilla
  3. WhatsApp resmi atau tidak resmi. Layanan tidak resmi lebih murah, namun nomor dapat diblokir permanen sewaktu-waktu beserta seluruh riwayat percakapannya
  4. Skema pembayaran — besaran DP, jumlah termin cicilan, sampai akad
  5. Metode pembayaran yang diterima
  6. Kebijakan keterlambatan pembayaran. Harus tertulis tegas sebelum penagihan otomatis dinyalakan, karena sistem tidak dapat menebak keputusan perusahaan
  7. Pemilihan aplikasi HR — dibeli di awal, bukan menunggu tahap HRD
  8. Akses cadangan ke penyimpanan kata sandi dan arsip sistem, agar sistem tidak bergantung pada satu orang
  9. Isi lima email edukasi — cerita apa yang ingin disampaikan kepada calon pembeli yang belum siap memutuskan
  10. Ukuran gelombang pengiriman — berapa calon pembeli yang sanggup dilayani tim sales dalam satu gelombang

Empat Catatan Penting

1. Sistem ini dipakai sungguhan sejak awal

Tidak ada bagian yang dibangun sebagai percobaan. Setiap bagian yang selesai langsung melayani calon pembeli dan pembeli yang sudah membayar. Karena itu setiap bagian wajib disertai panduan tertulis, cadangan, peringatan otomatis bila rusak, dan cara kembali ke proses manual.

2. Sistem tidak boleh bergantung pada satu orang

Karena dikerjakan sendirian, seluruh pengetahuan berisiko terkumpul di satu kepala. Penangkalnya sudah dimasukkan ke dalam rencana: SOP wajib untuk setiap bagian, seluruh sistem tersimpan di arsip yang dapat diakses Ibu Jeny, dan setiap panduan memuat cara kembali ke proses manual bila terjadi gangguan.

3. Kecepatan balasan tetap dijaga manusia di tahun pertama

Seluruh balasan otomatis disiapkan sistem tetapi disetujui manusia sebelum terkirim. Ini bukan keterbatasan teknis, melainkan pilihan yang disengaja: sepanjang belum ada orang kedua yang memeriksa hasil kerja sistem, persetujuan manusia adalah satu-satunya pengaman.

4. Pengerjaan satu orang tidak bisa dipercepat dengan menambah jam

Karena dikerjakan satu orang, dua pembangunan tidak dapat berjalan bersamaan. Percepatan jadwal datang dari mengeluarkan pekerjaan pihak lain dari jalur utama, dari pemakaian ulang, dan dari pengurangan bolak-balik — bukan dari menambah kecepatan mengerjakan.

Tiga hal yang berjalan benar-benar bersamaan: pekerjaan Ibu Jeny (rekaman, data, jawaban), waktu tunggu pihak ketiga (verifikasi WhatsApp, pendaftaran pembayaran, pemanasan email), dan tim yang membiasakan diri memakai bagian yang sudah aktif.