Proposal Sistem & Otomasi · Agustus 2026
Satu platform terpusat untuk Avilla: AI Sales WhatsApp yang menjawab calon buyer 24 jam, inventory unit yang tidak bisa terjual ganda, mesin skema pembayaran yang menghitung sendiri, dan 12 alur otomasi n8n untuk pekerjaan berulang.
01 — Kondisi sekarang
Tools yang dipakai sekarang berdiri sendiri-sendiri. Akibatnya pekerjaan administratif tetap menempel pada pimpinan, dan setiap pertanyaan buyer harus dijawab manual.
| Kondisi sekarang | Dampaknya | Setelah sistem berjalan |
|---|---|---|
| Lead datang dari banyak kanal, ditangani manual | Lead terlambat direspons, sebagian hilang begitu saja | Dijawab otomatis di bawah satu menit, 24 jam |
| Ketersediaan unit dicatat di spreadsheet | Risiko satu unit dijanjikan ke dua pembeli | Unit terkunci di tingkat sistem saat booking |
| Skema cicilan dihitung manual per calon buyer | Salah hitung, revisi berulang, penawaran lambat keluar | Mesin perhitungan termin, hasilnya selalu sama |
| Progres konstruksi dilaporkan lewat chat | Tagihan termin terlambat, buyer terus bertanya | Progres memicu tagihan, buyer punya portal sendiri |
| Data tersebar di banyak file | Tidak ada gambaran real-time untuk mengambil keputusan | Satu dashboard: penjualan, kas, konstruksi, komisi |
02 — Pembagian pekerjaan
Sebagian besar rencana Anda tidak perlu jadi proyek pembangunan. Sebelum menghitung biaya, kita pisahkan dulu mana yang benar-benar butuh sistem, mana yang cukup otomasi murah, dan mana yang tidak perlu disentuh sama sekali.
Poin 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 19, 23.
Poin 8, 9, 12, 13, 21, 22, 24.
Poin 17 dan 20.
Membangun ulang dua ini akan memakan waktu berbulan-bulan dan hasilnya kalah dari produk yang sudah matang.
Poin 1, 2, 3, 4, 5, 18.
Frekuensinya hanya 1–4 kali setahun. Membuat otomasi di sini biayanya lebih besar daripada manfaatnya — cukup pakai ChatGPT atau Claude secara manual dengan panduan yang saya siapkan.
Kenapa 9 poin itu tidak bisa memakai n8n saja. n8n adalah kurir data: memindahkan, menjadwalkan, mengingatkan. n8n tidak punya database, tidak punya transaksi, dan tidak bisa membuat tampilan. Kalau dua calon buyer memesan unit yang sama pada detik yang sama, n8n akan meloloskan keduanya. Karena itu semua yang menyangkut uang, kepemilikan unit, dan dokumen legal dibangun sebagai sistem, bukan sebagai otomasi.
03 — Rencana pengerjaan
Dikerjakan per alur bisnis, bukan per fitur terpisah. Setiap rilis menghasilkan sesuatu yang bisa langsung digunakan tim — bukan potongan yang baru berguna di akhir. Otomasi n8n dipasang menyatu dengan modul yang dilayaninya, bukan ditumpuk di belakang.
Rilis 1 Bln 1–4
Calon buyer dibalas dalam hitungan detik kapan pun, termasuk dari zona waktu berbeda. Lead dari iklan masuk sendiri ke sistem tanpa dicatat manual. Pertanyaan soal kepemilikan asing otomatis dilempar ke tim — bot sengaja tidak menjawabnya.
Rilis 2 Bln 5–8
Bot bisa menjawab “unit mana yang masih tersedia” dan “cicilannya berapa” dengan angka yang benar — diambil dari mesin perhitungan, bukan dikarang AI. Sales kit personal terkirim otomatis ke lead yang panas.
Rilis 3 Bln 9–12
Booking tidak bisa dobel. Invoice dan jadwal termin terbit sendiri. Pengingat pembayaran berjalan otomatis, jurnal masuk ke Xero, dan komisi agen terhitung tanpa rekap manual.
Rilis 4 Bln 13–16
Progres konstruksi memicu tagihan termin. Pembeli memantau sendiri lewat portal — progres, foto, status bayar, dokumen. Dashboard pimpinan hidup dan laporan investor terkirim otomatis.
Penutup Bln 17
Pengujian menyeluruh, dokumentasi teknis dan panduan operasional, serta dua sesi pelatihan untuk tim Avilla.
Kecepatan mengikuti jam kerja. Timeline di atas dihitung untuk ritme dua hari kerja per minggu. Bila Avilla ingin lebih cepat, porsi jam kerja bisa ditambah dan seluruh timeline mengecil secara proporsional — rilis pertama bisa turun ke bulan ke-2 dan penyelesaian ke bulan ke-6.
04 — Dokumentasi visual
Keenam diagram ditampilkan langsung di halaman berikutnya — tidak perlu membuka file lain. Semuanya juga bisa dibuka penuh dan diunduh sebagai gambar untuk materi internal atau investor.
Lima baris: manusia, AI, sistem, n8n, dan aplikasi langganan. Tiap kotak menunjuk nomor poin aslinya.
Lihat diagram TIMELINE 04·2Empat rilis dengan rincian pekerjaan tiap bulan dan letak setiap workflow n8n.
Lihat diagram OTOMASI 04·3Tiap baris satu workflow utuh: pemicu, langkah, peran AI, dan tujuannya.
Lihat diagram ALUR BISNIS 04·4Perjalanan lengkap calon buyer, lengkap dengan titik eskalasi ke manusia.
Lihat diagram TEKNIS 04·5Lima lapis, dengan basis data sebagai satu-satunya sumber kebenaran.
Lihat diagram TEKNIS 04·6Bagaimana satu peristiwa memicu tindakan di modul lain tanpa saling merusak.
Lihat diagram05 — Investasi
Pekerjaan dibagi menjadi fase persiapan yang berdiri sendiri dan pengerjaan bulanan. Fase persiapan menghasilkan dokumen yang tetap milik Avilla, apapun keputusan berikutnya.
Fase 0 · sekali bayar
Rp 18 juta4 minggu · dibayar 50% di awal, 50% saat blueprint diserahkan
Milik Avilla sepenuhnya. Seluruh dokumen blueprint diserahkan di akhir fase ini. Bila Avilla memutuskan tidak melanjutkan, dokumen tersebut tetap bisa dipakai untuk mengerjakan sistem bersama pihak lain.
Fase 1–4 · bulanan
Rp 5 jutaper bulan, selama 15 bulan pengerjaan
Pembayaran mengikuti hasil. Bonus hanya cair setelah kriteria penerimaan ditandatangani. Kriteria disepakati tertulis sebelum setiap bagian dikerjakan, sehingga tidak ada perdebatan di belakang.
Biaya operasional pihak ketiga: Rp 3,5 – 10 juta per bulan. Mencakup hosting, server otomasi, WhatsApp Business API, layanan AI, dan penyimpanan berkas. Dibayar Avilla langsung dari akun Avilla sendiri, bukan melalui saya — sehingga tidak ada markup dan seluruh akun tetap atas nama Avilla. Sebagai pembanding, langganan CRM komersial setara berada di kisaran Rp 1,5 – 4,5 juta per bulan dan tetap tidak mencakup inventory unit, skema termin, maupun portal pembeli.
06 — Cara kerja
Sebuah bagian dinyatakan selesai bila kelimanya terpenuhi:
Beberapa hal sengaja tidak diserahkan ke AI:
Agar jadwal tidak mundur:
07 — Pertanyaan yang sering muncul
Fase 0 adalah pekerjaan nyata selama empat minggu: memetakan data, mengunci skema harga dan termin, menyiapkan server, dan memulai verifikasi WhatsApp API yang prosesnya sendiri memakan 2–6 minggu di sisi Meta. Kalau ini tidak dikerjakan lebih dulu, pembangunan akan berjalan di atas asumsi dan harus dibongkar di tengah jalan. Hasilnya berupa dokumen yang diserahkan ke Avilla, jadi nilainya tetap ada bahkan bila proyek tidak dilanjutkan.
Bisa, tetapi pekerjaannya tidak hilang — hanya berpindah ke dalam bulan-bulan pengerjaan, sehingga timeline bertambah sekitar dua bulan menjadi 17 bulan. Fase 0 yang terpisah membuat pekerjaan persiapan selesai lebih rapi dan rilis pertama datang lebih cepat.
CRM komersial dirancang untuk mengelola lead, bukan untuk mengelola unit properti. Tidak ada di antaranya yang menangani penguncian unit saat booking, jadwal termin yang terikat milestone konstruksi, maupun portal pembeli. Untuk bagian yang memang sudah ada produknya — akuntansi dan manajemen sewa — justru saya sarankan berlangganan, bukan membangun.
AI tidak pernah menghitung angka. Setiap kali buyer bertanya harga atau cicilan, bot memanggil mesin perhitungan di sistem dan hanya merangkai jawabannya menjadi kalimat. Knowledge base juga memiliki kontrol versi dengan tanggal berlaku, sehingga saat harga naik, jawaban lama tidak lagi dipakai.
Pekerjaan dibagi menjadi empat rilis yang masing-masing berdiri sendiri. Berhenti setelah Rilis 1 tetap meninggalkan bot yang berfungsi penuh; berhenti setelah Rilis 2 tetap meninggalkan sistem inventory dan perhitungan termin yang bisa dipakai. Pemberitahuan 30 hari, dan seluruh pekerjaan yang sudah diterima tetap menjadi milik Avilla.
Avilla, setelah pembayaran berjalan sesuai kesepakatan. Serah terima mencakup repositori kode, basis data, dokumentasi teknis, dan panduan operasional. Seluruh akun layanan pihak ketiga juga tetap atas nama Avilla sejak awal.
Sistem dirancang mengikuti prinsip Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi: persetujuan tercatat, data terenkripsi saat disimpan, akses dibatasi berdasarkan peran, dan setiap perubahan meninggalkan jejak audit yang bisa ditelusuri.
Satu sesi diskusi 90 menit untuk menyamakan ruang lingkup, lalu workshop pemetaan data setengah hari. Setelah itu Fase 0 bisa langsung dimulai.